Een e-mail signature of Outlook handtekening is een communicatiemiddel die je dagelijks verstuurd binnen en buiten je bedrijf. Het is dus belangrijk dat daar de juiste informatie in staat en dat het gebruiksvriendelijk is, maar deze moet ook voldoen aan een aantal eisen.
In deze blog leg ik uit hoe wij een e-mail signature opbouwen en waar wij als grafisch vormgeef bureau op letten. Naast het vormgeven van e-mail signatures ontfermen wij ons over de volledige vormgeving en communicatie van bedrijven. Neem gerust een kijkje in ons portfolio en misschien zouden we wat voor u kunnen betekenen!
E-mail of outlook handtekening?
Ik richt me in dit geval in hoofdlijnen wel op de outlook handtekening. Outlook (van Microsoft) is namelijk een van de meest gebruikte e-mailsystemen in Nederland. 90% van wat er in dit blog staat is ook relevant voor andere mail systemen zoals die van Google en Apple. Echter werkt het maken van een e-mail signature in Outlook eenvoudiger.
Wat is een e-mail signature?
In vrijwel ieder mail systeem kun je een standaard afsluiting instellen in je e-mail. Hierin kun je standaard (in mijn geval) “Met vriendelijke groet, Ronja de Maa” invullen zodat je niet in iedere mail dezelfde afsluiting hoeft te typen. Maar je kunt er nog veel meer in communiceren. Wat de leuke items zijn en waar je op moet letten? Dat ga je in dit blog vanzelf tegenkomen!
Wat is handig om toe te voegen aan je e-mail signature?
Probeer eens wat anders als afsluiting van je mail dan “Met vriendelijke groet”. Denk hierbij aan “Met zonnige groet” in de zomerperiode, of “Met creatieve groet” als je in een creatieve branche zit. Altijd leuk om eens wat anders te lezen als afsluiting, maar zorg er wel voor dat het nog professioneel blijft.
Naast een beleefde of creatieve afsluiting van je mail zijn er nog een aantal elementen die handig zijn om toe te voegen aan je e-mail signature:
- Naam
- Bedrijfsnaam (met logo)
- Telefoonnummer
- Adresgegevens
- Website
- Link naar je algemene voorwaarden
- Social media kanalen.
Je ziet het al, het is een behoorlijke lijst met elementen die best handig zijn voor je conversie en gebruiksvriendelijkheid van je e-mail signature.
Een e-mail signature moet ook gebruiksvriendelijk zijn. Wat bedoel ik daarmee? Natuurlijk kunnen we een mooi plaatje maken met alle gegevens erin, maar als ik kijk naar mijn “gebruiksgemak” vind ik het ideaal als er knoppen in verwerkt zijn. Dat ik een telefoonnummer in een handtekening aan kan klikken om deze eenvoudig te bellen en het adres kan aanklikken om er naartoe te navigeren met een afspraak. Wij zeggen dan dus ook: Doe het goed of doe het niet. Een plaatje waar alles in staat en niet interactief is, is niet gebruiksvriendelijk voor een e-mail signature.
Maak het interactief!
Hoe makkelijk is het dat ze alleen op een Facebook-icoon hoeven te klikken en direct op je Facebook pagina komen? Het gebruik van iconen in een e-mail signature is daarom zeker een aanrader, omdat dit de handtekening een stuk compacter maakt. Het interactief maken van een e-mail signature doe je eenvoudig door de afbeeldingen/teksten die je plaatst te voorzien van een hyperlink.
Gebruik van afbeeldingen in e-mail signature.
Zoals ik hierboven heb aangegeven is het dus goed om iconen en afbeeldingen te gebruiken in je handtekening. Het is echter wel belangrijk dat je je één ding goed realiseert. Elke afbeelding heeft een bepaald formaat en neemt dus een stukje geheugen in beslag. Als je de afbeeldingen in je e-mail signature dus niet verkleint zal je mailbox binnen de kortste keren overvol raken. Maar dat is niet het ergste, ook de mailboxen van je klanten vinden dit dus niet leuk!
Maak je gebruik van PNG Bestanden? Haal deze dan eerst even door de converter heen:
https://compresspng.com/nl/
Maak je gebruik van JPG Bestanden? Gebruik dan de volgende converter:
https://compressjpeg.com/nl/
Deze 2 websites zorgen ervoor dat je bestanden zo klein mogelijk worden gemaakt. Daarnaast is het goed om de afbeelding ook op het ware formaat (aantal pixels) op te bouwen zodat je niet onnodig grotere bestanden meestuurt. Word dit je allemaal te technisch? Geen probleem, wij kunnen dit allemaal voor je regelen! Neem dan gerust contact met ons op.
Hoe maken wij onze e-mail signature voor Outlook?
Ik gaf eerder al aan dat het maken van een e-mail signature in Outlook de meest eenvoudige tool is. Wij doen dit namelijk gewoon in Microsoft Word. We beginnen in basis met een tabel die we vullen met de teksten en de afbeeldingen. Zorg ervoor dat je niet te veel cellen gaat samenvoegen. Dat kan later voor problemen zorgen.
Zijn er nog andere dingen waarvoor je een e-mail signature kan gebruiken?
Jazeker! Ga eens na hoeveel e-mails je per dag de deur uit doet. Hoe mooi is het om in de afsluiting nog een klein beetje reclame te verwerken? Denk hierbij aan een leuke campagne of actie. Zorg ervoor dat je een campagne pagina online hebt staan, zodat je alleen een knop hoeft toe te voegen aan de e-mail signature met een leuke tekst. Dit kun je natuurlijk ook doen voor een nieuwe dienst die je hebt gelanceerd.
Even in het kort alle tips voor een goede e-mail signature op een rijtje:
- Zorg ervoor dat alle elementen los aan te klikken zijn en gekoppeld zijn als hyperlink
- Zorg ervoor dat de afbeeldingen die je gebruikt in je e-mail signature zijn verkleint
- Check altijd of alle hyperlinks werken
- Maak je Outlook handtekening eenvoudig met behulp van tabellen in Word
- Zorg ervoor dat alle elementen overzichtelijk staan weergegeven
- Wees creatief, maar blijf professioneel
- Indien je een leuke actie hebt lopen, verwerk deze dan in je e-mail signature.
Ik hoop dat jullie wat hebben aan deze tips! Mocht je er nou niet uitkomen neem dan even contact met ons op, dan kunnen wij je helpen. Voor een standaard e-mail signature rekenen wij op dit moment € 160,- Wil je binnen 1 bedrijf meerdere handtekeningen? Dan maken we daar een mooie prijs voor.